入門 考える技術・書く技術

入門 考える技術・書く技術―日本人のロジカルシンキング実践法 という本を読んだので読書のメモを残しておく。

本を読んだきっかけ

社内で考える技術・書く技術という本を勧めてくれる人が多いのだが、「結構難しい本なんだよね」という感想つきで勧めてくれるので手にとることを躊躇していた。そこで、似たような内容の本はないかを調べていたところ、こちらの本を見つけた。Amazonの評価も良いので読んでみることにした。

印象に残った箇所

印象に残った内容は下記の3点。

  • 読み手の疑問を明らかにする「OPQ分析」
  • 帰納法と演繹法によるロジック展開
  • メールは「感謝の言葉とPDF」

読み手の疑問を明らかにする「OPQ分析」

ビジネス文書で伝えるべき考え(メッセージ)は、読み手の疑問に対する答えである。したがって、相手を理解することこそが説得力あるビジネス文書を書くための重要なポイントとなる。読み手の疑問と、文書で伝えるべきメッセージを整理するのがOPQ分析である。

  • O:Objective 読み手が目指している望ましい状況
  • P:Problem 望ましい状況と現状とのギャップ・問題
  • Q:Question 問題に直面した読み手が抱く疑問
  • A:Answer 疑問に対する答えであり、文書の主メッセージ

OPQを整理することで、主メッセージがブレないものになる。そしてその主メッセージが次の項のロジック展開で導くべき結論となる。

OPQを正しく整理するためには、相手に対する理解が欠かせない。印象的だったのが下記の文。

さらに言えば、読み手を理解するには、日常の心がけが欠かせません。上司向けに報告書を書く人は、可能な限り上司からの食事の誘いに付き合い、上司の立場や考えを理解するようにします。そうすればいざ報告書を書くときに、上司の視点でOPQを考えやすくなります。

顧客に提案書を書く場合も同じです。常日頃から顧客とのコミュニケーションを密にし、顧客の関心や疑問を意識するようにします。

経営コンサルタントもマネージャー・クラスになると、頻繁に顧客と接し、時に食事をともにしながら顧客の本音を理解するように努めます。引用元:入門 考える技術・書く技術―日本人のロジカルシンキング実践法

帰納法と演繹法によるロジック展開

本書では、帰納法のロジック展開とは、複数の特定事項(前提)から要約(結論)を導くロジック展開 と定義している。そして「結論は常に推論となり、複数の前提から導かれた論理的に正しものである」としている。

本の中では、帰納法のロジック展開を、ピラミッドはの構造で図示している。(書籍より引用)

引用元:入門 考える技術・書く技術―日本人のロジカルシンキング実践法

上の箱に入っているものが結論で、下につながる箱が結論の根拠となる複数の前提となっている。この複数の前提は同じつなぎ言葉で結論と繋がる必要がある。

演繹法とはいわゆる三段論法のことである。ビジネスライティングでは、帰納法のロジック展開が8割以上となるので一旦メモは省略。

これらの構造を意識した上で、文章を記載する際に気をつけるべきことは、なるべく結論から記載することである。

メールは「感謝の言葉とPDF」

最近社内の勉強会でもメールがテーマに上がり、メールの書き方が良くない人が多いということが話題になった。自分も、今までの仕事であまり意識してこなかったが、マネージャーがシニアマネージャーに送るメールを見ていると、整然と表現されていて非常に伝わりやすい文章なので、それを見て以来、意識して真似するように心がけている。本書で紹介されているものもポイントはほとんど同じであったので、メモとしてまとめておく。

  • 感謝の言葉
    • メールの書き出しは感謝の言葉を綴るように心がける。これにより、相手への敬意が頭に蘇り、その後の文章を冷静に書くことができる。
  • P:Purpose Statement
    • メールの主メッセージ。まずは結論から書く。これができていない人が多い。
  • D:Detail
    • 主メッセージの理由や判断根拠、内容説明、具体案などを記載する。上述のピラミッド構造を意識すること。また必要であれば箇条書きで整理する
  • F:Follow-Through
    • ネクストアクションを記載する。読み手に求めるアクションや自分のアクションの説明

まとめと今後のアクション

ここで整理した内容は、普段仕事中に意識するようにと言われていることとそんなに変わらなかった。しかし、具体的な例を用いた説明で理解しやすかった。また、「しりてが」の禁止、体言止めはなるべく避けるなど、細かいTIPSも参考になった。体言止めについては文章が冗長になる場合はなるべく体言止めにするよう指導されたこともあるので状況に応じて使い分ける必要がありそう。何れにせよ、現職では文章を書く機会が多いので、日頃から意識し、繰り返すことで自分の文章をより良くしていきたい。

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